10 thủ thuật giúp làm chủ Gmail

Gmail – dịch vụ email phổ biến nhất sẽ kỉ niệm 10 năm thành lập vào ngày 1/4/2014.  Được biết nó sẽ cập nhật thêm nhiều điều thú vị ngoài việc tính năng chính là gửi thư. Các phím tắt, tùy chọn điều chỉnh và mở nhanh...là những thứ người dùng có thể sử dụng để tối ưu hóa hộp mail. Bài viết sau đây hướng dẫn 10 thủ thuật dành cho Gmail mà bạn có thể áp dụng dễ dàng để tài khoản của mình thêm vững chắc, sử dụng thuận tiện và nhanh chóng.

1. Phím tắt

10 thủ thuật giúp làm chủ Gmail

Chỉ cần nhấn một vài phím là bạn đã có thể thực hiện đầy đủ các thao tác từ lựa chọn địa chỉ, xóa liên lạc cho đến mở văn bản.

Trong cửa sổ Gmail của bạn, nhấn phím "?" để thấy được danh sách các phím tắt. Danh sách các phím tắt giúp bạn thao tác nhanh khi dùng Gmail sẽ được liệt kê trong bài viết khác.

2. Hoàn tác email đã gửi

10 thủ thuật giúp làm chủ Gmail

Đôi khi bạn nhấp lệnh "gửi" quá sớm và chợt nhận ra có điều gì đó không ổn. Cách để hoàn tác các email gửi đi cũng không quá khó để thực hiện. Click vào biểu tượng bánh răng ở phía bên tay phải, sau đó chọn Settings. Tới thẻ Labs, di chuyển xuống và chọn Hoàn tác gửi để "kích hoạt". Nhấn lưu thay đổi này.

Một khi bạn đã lưu tính năng đó, hãy kiểm tra nó thường xuyên. Đối với người mới dùng Gmail, phần Labs là nơi mà những người sáng tạo thử nghiệm các tính năng mới thú vị nhưng có thể thay đổi hoặc biến mất bất cứ lúc nào. Tính năng hoàn tác thư gửi hiện đã tồn tại được 4 năm.

Sau khi gửi một tin nhắn/email, một thanh màu vàng sẽ xuất hiện ở trên cùng của tài khoản Gmail của bạn và  thông báo "Thông điệp của bạn đã được gửi đi". Nó cung cấp các tùy chọn để "Undo" hoặc "xem tin nhắn". Nếu bạn chọn "Undo", tin nhắn của bạn quay trở lại vào mục thư nháp. Tuy nhiên, thông báo này chỉ xuất hiện một vài giây.

3. Chỉ tìm kiếm email có file đính kèm

Nếu bạn đang tìm một email có đính kèm file, hãy thêm mã "has: attachment" khi nhập truy vấn của bạn vào thanh tìm kiếm. Bằng cách đó, tìm kiếm của bạn sẽ chỉ cho ra các email có file đính kèm, giúp tìm kiếm nhanh hơn.

4 . Phản hồi tự động theo mẫu

Bạn có thể thiết lập một số câu trả lời tự động để trả lời cho dạng email thường gặp trong công việc của bạn. Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Settings. Đến phần Labs và di chuyển xuống cho "Canned Responses".

Sau khi kích hoạt và lưu tính năng này thì mỗi khi soạn một email mới bạn sẽ thấy một biểu tượng mũi tên nhỏ bên cạnh biểu tượng thùng rác ở góc phải bên dưới khung soạn thảo. Nhấp vào nó và bạn sẽ thấy tùy chọn "Câu trả lời soạn trước". Để lưu email hiện tại thành email soạn trước bạn nhấp vào "Mở câu trả lời soạn trước mới" và đặt tên cho nó trong cửa sổ mới hiện ra. Ở lần soạn thảo sau bạn có thể truy cập vào tùy chọn "Câu trả lời soạn trước" để lưu email soạn trước mới, chèn hoặc xóa email soạn trước đã có sẵn.

5. Tải nhanh hơn

Nếu bạn cần phải kiểm tra email gấp, nhưng nó cần một lúc để tải, hãy chuyển sang giao diện cơ bản của dịch vụ email. Hãy thêm "/?ui=html" vào cuối đường dẫn mail.google.com trên thanh địa chỉ để tải phiên bản Gmail không có Java Script.

Tuy nhiên, điều đó có nghĩa nhiều tính năng Gmail mới sẽ không hoạt động , nhưng nó sẽ trả về email của bạn trong một khoảng thời gian ngắn hơn và cho phép bạn sử dụng các tác vụ cơ bản.

6. Dấu chấm và dấu cộng không ảnh hưởng đến địa chỉ email

Các dịch vụ email cũng một điểm mù khi nói đến dấu chấm và dấu cộng dựa trên tên địa chỉ người dùng. Nó không nhận ra những biểu tượng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các điểm mù để tạo ra các bộ lọc cực kỳ cụ thể, theo bài viết trên blog này từ đội ngũ chuyên gia chính thức của Gmail .

Nếu bạn đặt một dấu cộng sau địa chỉ email của mình, nó không ảnh hưởng đến bất cứ điều gì (ví dụ nếu tên người dùng của bạn là myaccount@gmail.com, nó cũng sẽ giống như MyAccount+mashable@gmail.com). Điều này có lợi khi bạn đăng kí tài khoản cho những thứ như bản tin, tài khoản mạng xã hội mới. Bạn có thể đăng ký với Tên đăng nhập MyAccount+newsletter@gmail.com, hoặc MyAccount+socialmedia.com, sau đó tạo ra một bộ lọc cho tài khoản email .

Tương tự như vậy với cách sử dụng dấu chấm,  my.account @ gmail.com cũng giống như myaccount@gmail.com.

7. Thêm hoặc bớt đi các tab hộp thư

10 thủ thuật giúp làm chủ Gmail

Vào tháng 5/2013, Gmail cập nhật hộp thư của mình bằng cách thêm các tab mới ở đầu trang. Họ lọc các email của bạn vào các "Primary", "Social", và "Promotions". Bạn có thể lựa chọn tùy biến những mục này. 

Nếu bạn ghét giao diện của các tab, hãy click vào biểu tượng bánh răng ở phía bên tay phải và chọn "Cấu hình hộp thư đến". Một hộp thông báo sẽ bật lên cho phép bạn bỏ chọn "Social" và "Promotions" chỉ còn mục hộp thư chính.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm tab "Updates" và "Forums" để trải nghiệm thêm những tính năng này trên Gmail.

8. Đếm số thư chưa đọc

Đây là một tip cho những người yêu thích tab. Nếu bạn có hàng tá các tab mở trong trình duyệt của bạn và bạn muốn tìm hiểu có bao nhiêu email bạn chưa đọc mà không cần phải click vào trang web, cho phép " biểu tượng tin nhắn chưa đọc" ở lab.

Click vào để cài đặt, click vào nút " Labs" và di chuyển xuống "biểu tượng tin nhắn chưa đọc/ Unread message icon".

Kích hoạt và lưu các tùy chọn, một vài icon sẽ bật lên trên tab chứa hộp thư của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ luôn biết rõ các email bạn có trong khi bận rộn với các công việc khác .

9. Tùy chỉnh đánh dấu sao

Người sử dụng Gmail đã khá quen thuộc với chức năng đánh dấu sao, cho phép bạn nhanh chóng đánh dấu thư quan trọng. Tuy nhiên, Gmail cũng có một hệ thống sao đánh dấu chi tiết hơn với một dải màu ngôi sao và biểu tượng lớn hơn.

Nhấp vào Settings, sau đó nhảy xuống "Star". Bạn có thể chọn từ một danh sách các ngôi sao đầy màu sắc và các biểu tượng như dấu chấm than và dấu kiểm tra (check). Nếu bạn ưa thích phân loại mọi thứ bằng mạ màu thì đây là một công cụ hữu ích.

10. Tùy chỉnh theme giao diện

Nếu bạn cảm thấy nền giao diện hộp thư của bạn đáng chán và không mấy sinh động, bạn có thể dùng ảnh chụp riêng của mình để làm nền.

Vào tài khoản Gmail, nhấp vào “Themes”, sau đó di chuyển đến "Custom Themes". Từ đó bạn có thể nhấp vào "Light (sáng)" hoặc "Dark (tối)",  trong đó bao gồm màu sắc à phông chữ emai mà bạn muốn. Sau đó bấm vào nút "Select a background image (Chọn hình nền)", và bạn có thể kéo hoặc tải lên bất cứ hình ảnh nào mà bạn muốn để thay đổi toàn bộ.

Xuân Dung

Theo Mashable