12 mẹo sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp

www.tuoitre.vn -   13/02/2015 10:00:00 6416

Bài viết hướng dẫn và chia sẻ 12 mẹo cực kì cần thiết cho những ai làm việc thường xuyên với Microsoft Word, giúp bạn làm việc tốt hơn cũng như tận dụng được các thế mạnh của phần mềm văn bản từ Microsoft

12 mẹo sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp

1. Đánh giá nội dung

Không những có khả năng kiểm tra ngữ pháp và chính tả, Word còn có thể chấm điểm độ phức tạp trong văn bản. Ví dụ như việc check xem bài viết của bạn có phù hợp với mức hiểu biết của từng loại người đọc khác nhau hay không. Phần mềm soạn thảo này sử dụng các bài kiểm tra ngôn ngữ như Flesh Reading Ease, chấm theo thang điểm 100 dựa trên số lượng từ ngữ, câu chữ. Điểm càng cao có nghĩa là bài viết càng dễ hiểu. Theo tài liệu của Office, “Đối với hầu hết các văn bản chuẩn, điểm số trung bình là từ 60 – 70 điểm”. Ngoài ra, Word còn chạy thêm bài kiểm tra Flesh-Kincaid Grade Level, chấm điểm theo độ khó của Mỹ (điểm đạt chuẩn rơi vào tầm 7.0 – 8.0).

Để sử dụng được chức năng này, bạn vào phần Option => Proofing. Đánh dấu check vào 2 ô “Check Grammar with Spelling”“Show Readability Statistics” (với Mac: Word => Preferences => Spelling and Grammar). Giờ đây, mỗi khi kiểm tra chính tả trên một đoạn văn bản, một hộp thoại pop-up sẽ hiển thị điểm số của bạn.

Tuy nhiên, tính năng này chỉ phù hợp kiểm tra văn bản tiếng Anh (tiếng Mỹ). Với tiếng Việt, Word vẫn chưa hỗ trợ.

2. Đánh dấu dòng nổi bật

Nếu bạn giữ phím Alt trên máy tính (phím Option trên Mac) đồng thời nhấn và kéo chuột, một cái khung sẽ được tạo ra với tất cả các chữ nằm bên trong nó được đánh dấu nổi bật (highlight). Với phương pháp này giúp cho văn bản đẹp và rõ ràng hơn.

3. Tự tạo ra các đoạn văn bản vô nghĩa

Đây là cách thường dùng để kiểm tra chạy thử văn bản trên web hay nền tảng nào đó. Chỉ cần gõ =lorem(p,l) sau đó thay “p” bằng số đoạn văn và “l” bằng số câu mà bạn muốn. Để con trỏ ở cuối câu lệnh và nhấn Enter. Bộ Generator tự động mang tên Lorem Ipsum trong Microsoft Word sẽ tự động thêm một lượng lớn kí tự Latin vô nghĩa vào trong văn bản.

Lưu ý: ở trên Mac, chỉ có lệnh Rand thực hiện được, nó sẽ lặp đi lặp lại câu “The quick brown fox jumps over the lazy dog”.

12 mẹo sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp

4. Thêm máy tính các phép toán vào Word

Thêm tính năng máy tính vào Word giúp bạn thực hiện phép tính ngay trong văn bản một cách nhanh chóng mà không cần mở ứng dụng máy tính. Trong Word, vào File => Options => Quick Access Toolbar, đổi thành All Commands và nhấn chuột vào Calculate Command. Sau đó bạn sẽ thấy một vòng tròn màu xám hiện lên trên cùng cửa sổ Word. Giờ đây, nếu bạn bôi đen phép tính trong văn bản của bạn và nhấn chuột vào vòng tròn đó, câu trả lời sẽ hiện ra ở phía dưới cùng màn hình.

Lưu ý: chức năng này vẫn chưa có trên Mac.

5. Đánh dấu toàn bộ câu với một cú nhấp chuột

Việc nhấn chuột và kéo để bôi đen khi bạn phải biên tập nhiều có thể khiến bạn mệt mỏi, nhàm chán. Chỉ cần giữ phím Ctrl (với Mac là phím Command) và nhấp vào vào bất kì từ nào, Word sẽ đánh dấu nổi bật toàn bộ câu chứa từ đó. Việc soạn thảo văn bản sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

6. Di chuyển con trỏ đến những nơi vừa soạn thảo

Tổ hợp phím Shift-F5 sẽ cho phép bạn quay con trỏ trở lại những nơi bạn vừa soạn thảo. Mẹo này thậm chí có thể lưu được những thông tin khi bạn mở lại một tập tin Word trước đó.

7. Viết các đoạn văn bản ở bất cứ đâu

Bạn có thể dùng Word như một chiếc bảng trắng và dễ dàng đặt các đoạn văn bản ở mọi nơi trong trang. Chỉ cần nhấn đúp chuột vào một điểm tùy ý trên trang và Word sẽ cho phép bạn gõ tiếp ở đó. Tính năng này đặc biệt thú vị cho những người thích làm thơ trên máy tính.

12 mẹo sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp

8. Tự động cập nhật ngày giờ

Nếu bạn có một văn bản như thư từ chẳng hạn, muốn mở đi mở lại để biên tập vài thông tin quan trọng trong đó, hãy để Word cập nhật thời gian tự động.

Dưới tab Insert, nhấn nút vào nút Date & Time và một cửa sổ sẽ hiển thị. Nhấn chuột vào định dạng thời gian mà bạn muốn > “Update automatically” ở góc dưới bên phải. Giờ thì ngày giờ trong văn bản sẽ được cập nhật mỗi khi bạn mở (hoặc in) chúng. Tương tự ở Mac, bạn vào Insert  > Date and Time.

9. Chuyển đổi tập tin sang định dạnh PDF và HTML

Word có thể chuyển đổi định dạng văn bản của bạn thành tập tin PDF hoặc HTML. Khi “Save As” tập tin, bạn sẽ thấy một menu kéo xuống “Save as type” cung cấp một loạt các tùy chọn bao gồm cả PDF và Web Page.

Lưu ý rằng chức năng lưu thành Web Page có thể bao gồm rất nhiều các đoạn mã phụ ở trong đó. Mặc dù không ảnh hưởng đến trang web nhưng có thể sẽ khiến bạn khó khăn một chút khi muốn sửa đổi code. Một lựa chọn khác đó là sử dụng các trang hỗ trợ chuyển đổi định dạng miễn phí từ Word sang Clean HTML – tạo các code HTML dựa trên text được cắt dán sao chép trực tiếp từ Word.

10. Thay đổi cách viết hoa

Muốn chuyển đổi chữ viết trong văn bản thành viết thường, viết hoa đầu câu, viết hoa toàn bộ hoặc viết hoa ngược chỉ với một cú nhấn chuột? Đầu tiên, bôi đen đoạn văn bản bạn muốn sửa đổi. Với PC, vào Tab Home, nhấn chuột vào menu kéo xuống “Aa” nằm gần menu Font/Size. Trên Mac, tùy chọn này có ở Format => Change case.

11. Hiện các kí tự ẩn

Nếu bạn đang làm việc với một văn bản phức tạp với các phong cách, cột, định dạng khác nhau, bạn có thể thấy có gì đó hơi khó nhìn. Cách tốt nhất để nhìn rõ là làm hiện lên những kí tự ẩn như tab, khoảng trống. Để bật hoặc tắt chức năng này bạn ấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-8 (trên Mac là Command-8).

12. Đổi định dạng văn bản

Chọn định dạng mới thay thể cho văn bản bằng chức năng Replace (ví dụ như chuyển toàn bộ các đoạn chữ xanh thành màu tím) vào phần Find > Advanced Find > More > vào menu Format > Font rồi chọn màu xanh. Sau đó làm tương tự với Replace with và chọn màu tím. Sau cùng nhấn chuột vào Replace All. Ngoài ra bạn còn có thể sửa lề, font và khoảng cách giữa các dòng…

Xuân Dung

(*) Vui lòng trích dẫn nguồn Kaspersky Care khi sao chép bài viết

TIN CÙNG CHUYÊN MỤC

4 bước tải Microsoft Store mới trên Wind...

30/06/2022 12:00:00 36
Lỗi này không thể khắc phục bằng cách khởi động lại máy tính, có một cách đơn giản để khắc phục nó.

Những thông tin không nên giữ trong hộp ...

29/06/2022 08:00:00 114
Nhận e-mail thông qua giao diện Web có thể thuận tiện, nhưng những kẻ tấn công đang theo dõi hộp thư...

Có nên thường xuyên tắt máy tính Windows...

21/06/2022 12:00:00 130
Windows 10 và Windows 11, Microsoft đã tích hợp khá nhiều tính năng giúp tối ưu hóa điện năng hiệu q...

Bắt nạt trên mạng, làm thế nào bảo vệ co...

20/06/2022 12:00:00 386
Là một người phụ huyng có con trẻ đang độ tuổi tò mò phát triển, làm thế nào để bạn có thể bảo vệ co...

Một ứng dụng giúp kiểm tra máy tính liệu...

15/06/2022 12:00:00 12
Windows 11 có một số yêu cầu cụ thể và có khả năng hơn 2/3 PC không thể cập nhật lên hệ điều hành mớ...

7 cách đơn giản để bảo mật cho máy in củ...

14/06/2022 08:00:00 1.184
Máy in là một thiết bị không thể thiếu đối với văn phòng và cũng hết sức cần thiết đối với người thư...
Xem thêm

TAGS

LIÊN HỆ

Thông tin liên hệ