2 cách cực đơn giản để scan tài liệu bằng Android

Trong bài viết này, Kaspersky Proguide sẽ hướng dẫn bạn scan tài liệu bằng điện thoại hoặc máy tính bảng Android bằng 2 cách cực đơn giản.

Quét tài liệu không thú vị, nhưng tất cả chúng ta đôi khi phải làm điều đó. Rất may, sử dụng thiết bị Android của mình, bạn có thể nhanh chóng quét tài liệu mà không cần bất kỳ thiết bị đặc biệt nào.

Lần tới khi bạn cần số hóa biên lai để hoàn tiền, hãy quét biểu mẫu chính phủ để có thể gửi qua email hoặc muốn lưu danh thiếp vào máy tính của mình, đây là hướng dẫn đơn giản về cách quét tài liệu trên Android.

Phương pháp scan đơn giản nhất với hệ điều hành Android : Google Drive

Android không cung cấp một cách tích hợp để quét tài liệu, vì vậy tùy chọn dễ nhất là sử dụng ứng dụng Google Drive. Vì nó được cài đặt trên hầu hết mọi thiết bị Android nên nó tốt như một phương pháp mặc định.

Quét bằng Google Drive cũng mang lại một số lợi ích. Khi nó tải bản quét lên tài khoản Drive của bạn, bạn không cần phải nhớ sao lưu tài liệu của mình theo cách thủ công. Cũng dễ dàng chia sẻ bản quét của bạn với gia đình hoặc đồng nghiệp bằng cách gửi cho họ liên kết Drive.

Cách quét tài liệu bằng ứng dụng Google Drive

Nếu bạn chưa có ứng dụng, hãy cài đặt Google Drive từ Cửa hàng Play, mở ứng dụng và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Trên bất kỳ tab nào của ứng dụng, hãy nhấn vào nút Dấu cộng ở dưới cùng bên phải màn hình để hiển thị bảng Tạo mới. Chọn Quét khi mục này xuất hiện.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng Google Drive, bạn sẽ phải cấp quyền cho ứng dụng sử dụng máy ảnh của bạn. Khi bạn đã làm như vậy, máy ảnh sẽ khởi chạy và cho phép bạn chụp nhanh ảnh của tài liệu bạn muốn quét. Sử dụng giao diện máy ảnh như bình thường để chụp ảnh này. Các tùy chọn phổ biến như thu phóng và hẹn giờ có sẵn, nếu cần.
Bạn sẽ thấy bản xem trước ảnh của mình; nhấn vào nút làm lại để thử lại hoặc nút Check nếu bạn hài lòng. Sau khi nhấn nút Check, bạn sẽ có tùy chọn thực hiện một số chỉnh sửa đối với bản quét của mình.

Chỉnh sửa bản quét của bạn trong Google Drive

Google Drive cung cấp bốn biểu tượng ở cuối trang quét của bạn. Từ trái sang phải, đây là:

Redo: Nhấn vào mũi tên để quét lại tài liệu, điều này rất hữu ích nếu tài liệu bị mờ hoặc tương tự.

Color: Biểu tượng bảng màu cho phép bạn chọn giữa bốn tùy chọn tăng cường màu sắc. Đen trắng và Màu là phổ biến nhất, tùy thuộc vào việc tài liệu của bạn có màu hay không. Nhưng bạn có thể thử hai cách còn lại để xem chúng có cải thiện chất lượng quét hay không.

Rotate: Sử dụng tính năng này để xoay quét theo từng bước 90 độ.

Crop: Máy quét của Google Drive sẽ tự động cắt bản quét theo những gì nó phát hiện là các cạnh của tài liệu của bạn. Nhưng trong trường hợp nó không được như vậy, hãy sử dụng công cụ Crop để tự điều chỉnh các cạnh.

Nếu bạn muốn thêm các bản quét bổ sung, hãy nhấn vào biểu tượng Dấu cộng ở góc dưới cùng bên trái để quét tài liệu khác. Cuối cùng, có một số tùy chọn có thể truy cập bằng menu ba chấm ở trên cùng bên phải. Sử dụng Rename thay đổi tên chung sử dụng ngày và giờ.

Có một số tùy chọn trong Cài đặt cũng đáng xem. Nâng cao hình ảnh cho phép bạn đặt tăng cường màu sắc mặc định. Khổ giấy cho phép bạn thay đổi kích thước của tài liệu mà PDF cuối cùng sử dụng, trong khi Hướng giấy có thể là Ngang hoặc Dọc nếu bạn không thích tùy chọn Tự động.

Cuối cùng, thay đổi Chất lượng hình ảnh nếu bạn muốn quét chất lượng cao hơn hoặc giảm chất lượng cho các kích thước tệp nhỏ hơn.

Xem và lưu tài liệu đã quét trong Google Drive

Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn vào nút Lưu trở lại trang quét chính. Tại đây, bạn sẽ có cơ hội thay đổi tiêu đề tài liệu nếu chưa có, cũng như chọn tài khoản Google Drive mà tệp sẽ chuyển đến (nếu bạn có nhiều). Chọn một Thư mục và nó sẽ tải lên Drive khi bạn nhấn vào Lưu.

Bạn có thể xem tệp PDF trong Google Drive của mình bất kỳ lúc nào. Nếu bạn muốn truy cập nó ngay cả khi không có kết nối mạng, hãy nhấn vào nút ba chấm trên tệp và chọn Đặt ở chế độ khả dụng khi ngoại tuyến. Bạn cũng có thể chọn Tải xuống để lưu bản sao cục bộ ở bất kỳ đâu trên bộ nhớ của điện thoại.

Phương pháp scan với hệ điều hành Android : Microsoft Lens

Mặc dù quét tài liệu trên Android bằng Google Drive rất dễ dàng, nhưng bạn có thể không thích ứng dụng này vì bất kỳ lý do gì. Có thể bạn không muốn sử dụng tài khoản Google hoặc có lẽ bạn không thích ý tưởng mỗi lần quét bạn thực hiện tải lên đám mây.

Trong trường hợp đó, có rất nhiều ứng dụng máy quét tài liệu di động đáng sử dụng. Chúng tôi sẽ nêu bật một trong những thứ tốt nhất: Microsoft Lens. Đây là một trình quét tài liệu Android đơn giản cho phép bạn dễ dàng lưu các bản quét của mình dưới dạng tệp cục bộ, giúp khắc phục lỗi treo lớn nhất với Google Drive.

Cài đặt Microsoft Lens, sau đó mở nó để bắt đầu. Trong phần giới thiệu ngắn gọn, bạn sẽ thấy một số thông tin cơ bản về ứng dụng và sẽ được yêu cầu cấp quyền cho ảnh và máy ảnh của bạn. Khi bạn đã thực hiện xong việc này, Lens cho phép bạn bắt đầu ngay việc quét.

Chế độ quét ống kính của Microsoft

Không giống như Google Drive, Lens cung cấp các chế độ quét các loại phương tiện khác nhau. Ở phía dưới cùng, bạn có thể chuyển sang Bảng trắng, Tài liệu, Tác vụ, Danh thiếp hoặc Ảnh. Hầu hết trong số này là tự giải thích, ngoại trừ Hành động, chứa một số công cụ.

Inside Actions, bạn có thể sử dụng menu phụ để chọn từ các công cụ OCR sau:

Văn bản: Trích xuất văn bản từ ảnh để bạn có thể sao chép hoặc chia sẻ.

Bảng: Lấy bảng đã in từ một hình ảnh.

Đọc: Đọc to văn bản trong hình ảnh của bạn.

Liên hệ: Lấy thông tin từ danh thiếp và lưu vào một số liên lạc trên điện thoại của bạn.

Mã QR: Quét mã QR bằng điện thoại của bạn để mở thông tin mà điện thoại lưu giữ. Đây không phải là OCR, nhưng nó được nhóm vào cùng một menu.

Chụp và chỉnh sửa bằng Microsoft Lens

Cho dù bạn đang sử dụng chế độ nào, việc quét tài liệu vẫn giống nhau: chỉ cần hướng máy ảnh của bạn vào đó và chụp ảnh như bình thường. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng nền tương phản với tài liệu bạn đang quét và giữ điện thoại của bạn ngay trên phương tiện để chụp ảnh rõ ràng nhất.

Sau khi chụp bằng Ống kính, bạn có thể điều chỉnh các đường viền trong trường hợp ứng dụng không phát hiện đúng cách. Khi bạn nhấn Confirm, bạn sẽ thấy một trang có tất cả các loại tùy chọn.

Thêm mở máy quét để bạn có thể thêm nhiều hình ảnh hơn vào tài liệu. Sử dụng Filters để sửa đổi giao diện của hình ảnh, sau đó Crop and Rotate nếu nó trông không đúng.

Trong More, bạn có thể chọn Ink để vẽ trên tài liệu, Text để phủ lên văn bản đã nhập hoặc Reorder lại để sắp xếp lại các mục trong bản quét. Khi bạn hài lòng, hãy nhấn vào Done để tiếp tục.

Lưu và tải lên bằng ống kính

Bây giờ, bạn có thể chọn nơi lưu tệp đã quét của mình. Điều chỉnh Title ở trên cùng, sau đó chọn hộp cho mọi vị trí bạn muốn lưu tệp. Gallery của bạn được chọn theo mặc định, bộ sưu tập này sẽ lưu bản quét dưới dạng hình ảnh.

Nhưng bạn cũng có thể lưu bản quét thành PDF trong OneDrive, tài liệu OCR trong Word hoặc các ứng dụng Microsoft khác như OneNote và PowerPoint. Những điều này không cần thiết, nhưng nếu bạn đã sử dụng các sản phẩm Microsoft Office, chúng sẽ giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn.

Nhấn vào Save khi hoàn tất và quá trình quét Android của bạn đã hoàn tất. Bạn sẽ tìm thấy nó trong thư mục Office Lens trên điện thoại của mình, thư mục này sẽ xuất hiện trong ứng dụng Thư viện của bạn.

Trên đây là 2 cách scan tài liệu cực kỳ đơn giản với Google Drive và Microsoft Lens.

Chúc bạn thành công!

Hương