7 mẹo từ nhân viên Google giúp bạn trở thành cao thủ Gmail

Bài viết dưới đây chia sẻ kinh nghiệm sử dụng Gmail – dịch vụ thư điện tử phổ biến nhất thế giới - từ 1 cựu nhân viên Google mang tên Rodolphe Dutel. Với những bí quyết này, bạn có thể khai thác triệt để ưu điểm của Gmail phục vụ cho công việc và học tập của mình.

1. Bật tính năng “Undo Send”

Đây là tính năng hữu ích có thể giúp bạn dừng gửi email (sau khi nhấn nút gửi) trong một thời gian ngắn và thực hiện chỉnh sửa lại email rồi tiếp tục gửi lại. Trong Word, tính năng này tương tự với tính năng Undo. Để bật tính năng này bạn vào tuỳ chọn General trong phần cài đặt của Gmail. Với tính năng này, bạn có thể giúp sửa lỗi chính tả, gõ địa chỉ gửi sai và tránh được sự thiếu chuyên nghiệp không mong muốn.

2. Sử dụng tính năng “Canned Responses” (Câu trả lời soạn trước)

Để bật tính năng này, bạn vào phần Settings (Cài đặt), chọn Lab, rồi chọn Canned Response (Câu trả lời soạn trước). Với tính năng Canned Response, người dùng có thể tiết kiệm được vô số thời gian phản hồi những nội dung email giống nhau cho nhiều người gửi khác nhau. Những đoạn trả lời dài có thể được sử dụng làm mẫu để áp dụng cho các email khác. Tùy từng email mà bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp với từng đối tượng.

3. Sử dụng Gmail khi đang ngoại tuyến

Tính năng Gmail Offline có thể giúp bạn truy cập vào Gmail khi đang không có mạng để đọc, phản hồi, tìm kiếm và lưu trữ email… cực kì thuận tiện cho bạn khi đi đến nơi không có internet.  Để sử dụng, bạn truy cập TẠI ĐÂY để thiết lập hoặc cài đặt như một tiện ích mở rộng cho trình duyệt.

4. Giảm thiểu mức độ làm phiền của thông báo thư mới

Tính năng Inbox Pause giúp người dùng có thể tập trung vào công việc trong một khoảng thời gian nhất định bằng cách hoãn các thông báo từ hộp thư cho đến khi bạn làm xong việc. Để sử dụng tính năng này, bạn truy cập vào trang http://inboxpause.com để cài đặt. Đây bản chất là một tiện ích mở rộng trên Chrome. Sau khi cài đặt Inbox Pause, bạn truy cập vào Gmail của mình, sẽ có một nút "Pause" ngay trên ô Compose, hãy chọn Pause để tạm thời ngừng nhận email.

Ngoài ra, sẽ có các tuỳ chọn để tạm dừng như: Bật trả lời tự động (Turn on Auto-Responder), Ẩn tên khi tạm dừng (Hide label when pause) và Di chuyển inbox trong khoảng thời gian nhất định (Move messages to Inbox on a schedule). Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp với mình.

5. Giảm lộn xộn bằng cách ngừng theo dõi

Ứng dụng Unroll.me (miễn phí) có thể giúp người dùng Gmail quản lí các địa chỉ, danh sách mail chỉ trong vài phút và khiến hộp thư của bạn trở nên gọn gàng hơn. Sau khi đăng kí, hãy nhìn qua danh sách các địa chỉ mà bạn đang có. Để ngừng theo dõi ngay, chọn "Unsubscribe", nếu như muốn giữ lại trong hòm thư thì chọn "Keep in inbox".

6. Bật tính năng xác thực hai bước

Tính năng xác thực hai bước giúp bảo vệ hòm thư an toàn, bí mật thư tín bảo đảm nếu chẳng may có ai đó truy cập vào tài khoản Gmail của bạn bằng thiết bị lạ. Các công ty khác như Dropbox, Apple, Facebook, Twitter, GitHub và Buffer cũng sử dụng tính năng này cho các sản phẩm và dịch vụ của họ.

7. Thêm thông tin với Gmail notifications

Khi sử dụng WhatsApp hay Facebook Messenger, chúng ta thường hay thấy những biểu tượng thông báo khác nhau, và khi sử dụng Gmail với Sidekick (miễn phí trên Appstore và Google Play), bạn cũng có thể nhận được những thông báo tương tự như thế này:

Cũng giống như trong WhatsApp hay Facebook, việc biết được liệu người dùng bên kia có nhận được, đọc được hay tương tác với email mà bạn gửi thực sự mang lại lợi ích rất lớn trước hết là cho chính bản thân bạn.

Hi vọng với bài viết chia sẻ trên, bạn có thể sớm trở thành cao thủ Gmail!

Xuân Dung