Cách giải phóng không gian lưu trữ cho Google Drive

Bạn đang cần thêm nhiều không gian cho hộp thư Gmail? Đây là lúc dọn dẹp trống không gian lưu trữ trên Google Drive.

Google cung cấp cho bạn 15GB không gian trống với dịch vụ lưu trữ đám mây Google Drive, khá tốt so với Dropbox chỉ có 2GB và Box là 10GB. Tuy nhiên, một điều hạn chế là 15GB lưu trữ này không chỉ dành riêng cho Google Drive mà còn bao gồm cả Gmail (thư và tập tin đính kèm), hình ảnh từ Google+. Chính vì vậy, để dọn dẹp và có thêm nhiều không gian trống cho Gmail, đây là lúc thích hợp để tìm kiếm và dọn dẹp các tập tin, tin nhắn, file đính kèm đã chiếm không gian lưu trữ.

Các bước thực hiện dọn dẹp như sau:

Bước 1: Xác định vấn đề

Vào trang lưu trữ Google Drive để xác định những yếu tố nào đang chiếm chỗ bộ nhớ. Ở đây, bạn sẽ nhìn thấy một biểu đồ hình tròn cho thấy bạn đang dùng bao nhiêu không gian lưu trữ, hãy cuộn qua biểu đồ để nhìn thấy những vấn đề.

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Theo ví dụ trong bài viết, bạn có thể thấy phần lớn không gian lưu trữ bị chiếm là các tin nhắn và file đính kèm cũng như là 4GB trong Google+ Photos.

Trên trang thông tin này, người dùng có thể xem mình còn bao nhiêu không gian lưu trữ, và bạn hoàn toàn có thể nâng cấp nếu nhận thấy mình cần nhiều hơn bằng cách trả phí. Google cho biết mức phí kế hoạch là 2USD/tháng cho 100 GB lên đến 300USD/tháng cho 30 TB

Bước 2: Giới hạn cần thiết cho việc lưu trữ

Không phải mọi thứ trong Google Drive của bạn đều được tính thành định mức lưu trữ, vì vậy, nên cân nhắc việc xóa hàng loạt tập tin đã lưu. Bất cứ những thông tin bạn tạo ra với Google Docs, Google Sheets, hay Google Slides thì sẽ không tính vào định mức của bạn. Nhiều dữ liệu từ Gmail được tính vào định mức lưu trữ trên Drive nhưng chỉ bao gồm ảnh lớn hơn hoặc bằng 2048 pixel, những video dài hơn 15 phút trong Google+ Photos.

Bước 3: Dọn dẹp

Hãy mở Google Drive và nhìn vào My Drive. Nếu bạn nhìn thấy một mạng lưới các hình thu nhỏ thay vì một danh sách, hãy nhấp vào các nút xem danh sách ở góc trên bên phải màn hình.

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Bây giờ bạn sẽ nhìn thấy các tập tin Google Drive của bạn được liệt kê và sắp xếp theo tên. Google từng cho phép bạn sắp xếp tập tin Drive một cách dễ dàng bằng kích thước tập tin, nhưng nếu bạn nhấn vào nút Sort ở góc trên bên phải, bạn sẽ nhận thấy tùy chọn sắp xếp duy nhất của bạn là Name, Last modified, Last modified by me, và Last opened by me (Tên, Lần sửa cuối, Lần sửa cuối cùng bởi tôi, và lần mở cuối cùng bởi tôi).

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Tuy vậy, bạn vẫn có thể sắp xếp tập tin theo kích thước: Ở góc dưới bên trái màn hình, bạn sẽ thấy lượng không gian lưu trữ mà bạn đang dùng và một đường link Buy more storage (mua thêm không gian lưu trữ). Hãy di chuột qua khu vực này cho đến khi một hộp thông báo chiếm bộ nhớ Drive hiển thị. Ở phía trên cùng của danh sách, bạn sẽ thấy Drive > Hãy bấm vào đây.

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Các thư mục lưu trữ trên Drive giờ đây sẽ được sắp xếp theo “định mức sử dụng” hoặc kích thước tập tin, và bạn có thể bắt đầu xóa các tập tin lớn để giải phóng không gian lưu trữ.

Nếu bạn có các tập tin PDF không muốn xóa, hãy lưu và chuyển chúng đến lưu trữ đám mây bằng cách chuyển sang Google Docs (hoặc Sheets, hay Slides, tùy thuộc vào các tập tin). Để làm điều này, kích chuột phải vào file PDF, di chuột qua Open with và chọn Google Docs từ menu thả xuống.

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Một thư mực Google Doc mới có cùng tên như tập tin PDF của bạn sẽ mở ra, và bạn có thể xóa các tập tin PDF cũ.

Một khi bạn đã xóa các tập tin từ ổ đĩa, cần phải làm trống thư mục Trash (thùng rác). Nhấn vào Thùng rác, chọn các tập tin bạn muốn xóa vĩnh viễn, nhấp chuột phải và nhấp vào Delete forever (Xóa bỏ mãi mãi). Chỉ khi một tập tin bị xóa vĩnh viễn, nó mới không chiếm dụng không gian trên Google Drive của bạn.

Bước 4: Buộc dừng Google+ Photos

Hầu như đa số người dùng không dùng đến dịch vụ Google+, vậy tại sao lại có 4GB ảnh trong Photos? Lý do là nó tận dụng lợi thế của dịch vụ sao lưu ảnh tự động trên Android, tải lên tất cả các bức ảnh mà bạn đã chụp trên điện thoại Android vào tài khoản Google+ ở kích thước đầy đủ. Thật không may là bạn không tìm kiếm trên Google+ Photos bằng kích thước tập tin, do đó, hãy bỏ qua và khắc phục việc phung phí không gian lưu trữ này.

Đầu tiên, hãy vào trang Google+ Photos và bấm All photos để xem tất cả các bức ảnh của bạn. Ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy tổng số các bức ảnh bạn đã lưu vào Google+ Photos, vì vậy bạn có thể hình dung là bao nhiêu bước cần làm.

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Để xóa ảnh, di chuột qua chúng cho đến khi hộp check nhỏ xuất hiện ở góc trên bên trái. Nhấp vào check box, tất cả các bức ảnh của bạn sẽ được đánh dấu chọn. Kiểm tra tất cả các bức ảnh muốn xóa rồi nhấn Delete để xóa chúng.

Sarah Jacobsson Purewal / CNET

Để ngăn chặn điện thoại Android khỏi việc tự động tải lên hình ảnh kích thước gốc, mở ứng dụng Google+ trên điện thoại của bạn và đi đến Cài đặt> Tự động sao lưu> Kích thước ảnh (Settings > Auto Backup > Photo Size), thay đổi lựa chọn của bạn từ kích thước đầy đủ với kích thước tiêu chuẩn. Hình ảnh kích thước tiêu chuẩn sẽ nhỏ hơn 2048 pixel hoặc bằng 2048 pixel, và do đó sẽ không tính là chiếm không gian lưu trữ của Drive.

Bước 5: Dọn dẹp Gmail

Sau khi đã thực hiện các bước trên, hãy tính đến việc dọn dẹp Gmail theo các bài viết mà Kaspersky Shop đã hướng dẫn trước đó (bạn có thể xem trong danh sách các bài liên quan bên dưới).

Chúc bạn thực hiện thành công, lưu trữ thông thoáng và dễ dàng thuận tiện cho công việc của mình nhé.

Xuân Dung

(*) Vui lòng trích dẫn nguồn Kaspersky Care khi sao chép bài viết