Cách lưu trữ hóa đơn giấy trực tuyến

www.tuoitre.vn -   24/04/2014 11:00:00 4334

Hóa đơn là thứ xuất hiện rất nhiều trong cuộc đời người và nó rất quan trọng. Có những dạng hóa đơn không cung cấp nhiều thông tin như biên lai bán lẻ, biên lai mua hàng siêu thị, cửa hàng...Hơn nữa, hầu hết các loại hóa đơn này được in trên giấy nhiệt, loại giấy chỉ lưu trữ có hạn, những thông tin sẽ mờ dần và biến mất theo thời gian.

Cách lưu trữ hóa đơn trực tuyến

Cách lưu trữ hóa đơn giấy trực tuyến bằng cách chuyển dữ liệu hình ảnh của chúng đến tài khoản lưu trữ đám mây

Thay vì giữ những đống giấy nhỏ lộn xộn đó, bạn có thể thu thập chúng lại và số hóa thông tin lên bộ lưu trữ đám mây để có thể dễ dàng xem lại khi cần, thông tin cũng được lưu trữ lâu và an toàn hơn. Bài viết sau đây từ CNET do Kaspersky Care biên soạn sẽ giới thiệu 3 ứng dụng dịch vụ lưu trữ đám mây cần thiết cho bạn, đặc biệt là những người làm công việc sổ sách, kế toán, thiết lập chi tiêu.

Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến, dễ dùng và là nơi lưu trữ thông tin đáng tin cậy. Để bắt đầu sử dụng, mở ứng dụng và chuyển đến thư mục muốn lưu hóa đơn. Trong ví dụ, thư mục để lưu hóa đơn là “Hóa đơn năm 2014”. Nhấp chọn biểu tượng “Scan” và sắp các hóa đơn của bạn sau ống kính camera để tiến hàng scan lại hóa đơn.

Cách chuyển hóa đơn giấy lên mây

Google Drive đang quét một biên lại. Ảnh chụp màn hình của Nicole Cozma/ CNET

Sau khi scan bức ảnh đầu tiên, bạn có thể chọn quét thêm tờ khác bằng cách chọn biểu tượng +. Sau đó cắt hình ảnh, điều chỉnh màu, xóa, hoặc chỉ đơn giản là hoàn thành quá trình quét.

Cách chuyển hóa đơn giấy lên mây

Sau khi đã quét xong, bạn có thể nhấp chọn tên của biên lai để thay đổi hay sao lưu thêm bản khác trên thiết bị. Bạn cũng có thể cấp quyền truy cập cho người khác xem tài khoản này.

Dropbox

Dropbox là dịch vụ để sao lưu tài liệu nhưng nó cũng là một dịch vụ tuyệt vời để sao lưu ảnh biên lai/hóa đơn. Người dùng lại có thể thiết lập mã PIN để bảo mật thông tin, dữ liệu khỏi những con mắt tò mò hay kẻ xấu.

Cách chuyển hóa đơn giấy lên mây

Đầu tiên, bạn vào menu Setting, nhấp chọn Require app passcode (yêu cầu mật mã ứng dụng) và thiết lập mã PIN bao gồm bốn chữ số. Tiếp theo, tạo thư mục lưu trữ hóa đơn. Bạn có thể cập nhật thêm các thư mục thông qua ứng dụng, desktop của khách hàng hoặc thông qua trang web.

Đến bước chụp ảnh biên lai/hóa đơn bằng điện thoại. Khi hoàn tất, chuyển đến thư viện ảnh và chia sẻ những ảnh hóa đơn này vào thư mục tạo trong Dropbox.

Cách chuyển hóa đơn giấy lên mây

Điều chỉnh tên tập tin trong Dropbox. Ảnh chụp màn hình của Nicole Cozma/ CNET

Mặc dù Dropbox không cho phép bạn ghi chú trên mỗi hóa đơn khi tải lên, nhưng điều đó giúp tốc độ upload dữ liệu đám mây nhanh hơn. Nếu muốn tạo tên tập tin cho các hóa đơn, bạn có thể thự hiện điều chỉnh chúng trong ứng dụng hoặc trên trang web.

Evernote

Ứng dụng Evernote  thì giúp người dùng lưu trữ dữ liệu một cách có tổ chức, gọn gàng hơn Google Drive hoặc Dropbox bởi vì có thể phân loại và mở thư mục con khi lưu trữ các tập tin hình ảnh hóa đơn qua laptop và tag. Người dùng cũng có thể ghi chú thêm lên biên lai mỗi lần mua hàng mới.

Cách chuyển hóa đơn giấy lên mây

Evernote quét một biên nhận. Ảnh chụp màn hình của Nicole Cozma / CNET

Để quét (scan) biên lai của bạn, mở Evernote và sau đó nhấp vào biểu tượng máy ảnh. Chọn Document Camera từ menu góc bên trái. Sau khi tạo ghi chú, người dùng có thể thêm hình ảnh từ Document Camera thông qua menu dấu cộng ở trên đầu trang. Khi thực hiện quét ảnh hóa đơn, nhấp chọn biểu tượng đánh dấu.

Cách chuyển hóa đơn giấy lên mây

Thêm tag hóa đơn trong Evernote. Ảnh chụp màn hình của Nicole Cozma/ CNET

Sau khi có ảnh chụp hóa đơn rồi, bạn có thể lưu và thêm vào Notebook, thêm tag hoặc thậm chí là đình kèm địa điểm. Với phiên bản thường (miễn phí), người dùng sẽ không thể tìm kiếm dựa theo văn bản, con chữ trên ảnh hóa đơn. Vì vậy, hãy điền những thông tin cần thiết để bạn có thể xem lại hóa đơn khi cần một cách dễ dàng.

Xuân Dung

TIN CÙNG CHUYÊN MỤC

Bảo mật an ninh ngôi nhà của bạn – Cách ...

13/03/2024 08:00:00 47
Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu những cách cải thiện hiệu suất bảo vệ hệ thống an ninh nhà thô...

Bảo mật an ninh ngôi nhà của bạn - Hệ th...

12/03/2024 08:00:00 51
Các công ty an ninh cung cấp công nghệ thông minh — chủ yếu là camera — để bảo vệ ngôi nhà của bạn k...

5 công cụ Generative AI giúp hỗ trợ công...

11/03/2024 12:00:00 31
Các công cụ tăng năng suất AI phù hợp cho công việc giúp loại bỏ bớt rắc rối và giải phóng thêm thời...

Dấu hiệu camera an ninh gia đình bị hack...

07/03/2024 12:00:00 42
Dưới đây là những cách giúp bạn nhận biết camera an ninh gia đình bị tấn công và cách phòng tránh.

AI - Trí tuệ nhân tạo là gì? Những điều ...

05/03/2024 12:00:00 36
Cùng tìm hiểu AI hoạt động như thế nào và nó được sử dụng như thế nào qua bài viết sau đây!

Cách kiểm tra mã QR code có an toàn khôn...

27/02/2024 08:00:00 142
Trong bài viết trước, chúng ta đã bàn đến nguy cơ mất tiền có thể đến từ việc quét mã QR lừa đảo như...
Xem thêm

TAGS

LIÊN HỆ

Thông tin liên hệ