Những công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn bên cạnh Google Calendar

Google Calendar của bạn có đang bị quá tải bởi hàng tấn kế hoạch nhỏ? Bạn có đang lên quá nhiều danh sách đến mức không thể giữ cho chúng đi đúng hướng?

Một cuộc sống có kế hoạch và lịch trình cụ thể là ý tưởng tốt, nhưng nếu như bạn đang cảm thấy mọi nỗ lực của mình dường như chưa hiệu quả, có thể bạn chưa làm đúng cách. Ít nhất là chưa sử dụng đúng công cụ lập kế hoạch. Hầu hết các công cụ lên kế hoạch phổ biến hiện nay phục vụ cho 3 nhu cầu. Hãy chắc rằng mình đang sử dụng ít nhất một công cụ đúng để mọi việc được thực hiện trôi chảy hơn.

1. Danh sách việc cần làm

Mọi thứ không thể chỉ nói miệng, hoặc để trong đầu mà có thể thực hiện theo đúng kế hoạch được. Điều đầu tiên là bạn cần một danh sách các việc cần làm, để tuần tự thực hiện chúng và đánh dấu là mình đã hoàn thành những mục tiêu gì. Các công cụ như Wunderlist và Any.do rất tuyệt cho những ai đang cần những thứ cơ bản, giao diện rõ ràng sạch sẽ có thể truy cập trên nhiều thiết bị. Hãy tạo và lưu danh sách của bạn từ website hoặc quản lý công việc ngay cả khi đang đi trên đường qua thiết bị di động. Việc này không chỉ giúp bạn nhanh chóng thực hiện các mục tiêu đề ra mà còn giúp bạn nhớ, liên kết mọi thứ, đặc biệt là khi có quá nhiều việc không liên quan đến nhau diễn ra mỗi ngày một cách nhanh chóng.

2. Kanban

Công cụ Kanban tập trung vào việc giúp bạn gói gọn các nhiệm vụ, theo từng bước một, từ thấp đến cao. Nó giúp bạn hoàn thành các mục tiêu một cách tuần tự, giúp bạn không cảm thấy bối rối và có động lực để tiếp tục làm những điều kế tiếp. Hệ thống từ Kanban trực quan, người dùng sẽ nhận ra những điểm thiếu sót trong lịch trình, phát hiện những yếu tố thiếu hiệu quả của kế hoạch. Google Keep là một ứng dụng rất cần thiết khi sử dụng với lịch trình Kanban. Nó cũng nhắc nhở và có tính năng để bạn chia sẻ kế hoạch với người khác. Kanban cũng phù hợp cho những ai có nhiều nhân viên, nhóm làm việc từ xa trên cùng một dự án.

Một bảng lịch trình Kanban

3. Bản đồ Gantt

Công cụ Gantt tập trung vào tính kịp thời và thời hạn. Với Gantt, bạn có thể lập kế hoạch từng bước một cho lịch trình, cần thời gian bao lâu và cách bước trước đó liên quan đến các bước sau.

Những người làm việc dựa trên “hạn chót” (dealine) thường yêu thích sử dụng Google Calendar hoặc Instagantt của Asana. Cả hai công cụ cho phép bạn tô màu mã dự án của cá nhân (một cách hữu ích). Nó cũng bao gồm tính năng kéo thả để dễ dàng sắp xếp lại công việc, dành cho những mục tiêu nào ưu tiên hơn lên trước.

Công cụ Gantt tập trung vào việc lên lịch đáp ứng kịp thời, giúp người dùng hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ trong dự án lớn hơn và phân bổ đúng thời lượng thời gian cần thiết. Bằng cách chia nhỏ thời gian hoàn thành công việc, người dùng có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn từng  bước trong lịch trình và tránh xa việc căng thẳng khi gần đến hạn chót. Gantt phù hợp cho làm việc nhóm, giúp người dùng đảm bảo tất cả các thành viên nhóm hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ được phân công trong một dự án lâu dài.

Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn các công cụ thật hữu ích để quản lý công việc và giúp bạn làm việc ngày càng hiệu quả hơn.

Xuân Dung

(*) Vui lòng trích dẫn nguồn Kaspersky Shop khi sao chép bài viết.