Thủ thuật tổng vệ sinh Gmail hiệu quả

Bài viết giới thiệu 7 cách làm sạch và tối ưu hóa hộp thư Gmail của bạn, giúp cho việc quản lý sắp xếp công việc được hiệu quả hơn.

Sắp xếp email qua các tab và nhãn thư

Tab và Label là 2 tính năng mà Gmail cung cấp mặc định để người dùng nhóm các thư của mình trong hòm thư. Với tính năng Tab, cần kích hoạt nếu bạn không nhìn thấy chúng trên đầu Inbox. Khi bạn muốn phân loại thư và hiển thị chúng thành một tab cụ thể, hãy nhấp và kéo chúng ở đó. Một thông báo sẽ hiển thị xác nhận lại bạn có muốn chuyển tất cả các thư vào tan đó hay không. Nhấn Yes.

Bên trái: menu thư sẽ bắt đầu lọc.

Bên phải: vùng tìm kiếm cho bộ lọc Gmail.

Để sử dụng tính năng Label, nhấp chuột vào mũi tên nhỏ trên đầu phí tay phải của một email và sau đó chọn Filter messages như hình. Bạn có thể thêm thông tin vào vùng tiêu chuẩn bộ lọc thư nếu thích, nhưng hãy chắc là đã điền đầy đủ trường Label sau khi nhấp chuột vào  Create new filter (tạo bộ lọc mới). Có thể áp dụng bộ lọc cho các cuộc trò chuyện khác phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm.

Thêm nút  Mark as Read (đánh dấu đã đọc)

Khi bạn đang tìm kiếm một hộp Inbox đầy đủ các bức thư hoặc có thể chỉ là một loạt các tin nhắn công việc mà bạn đã sao chép, có một nút đánh dấu chọn email sẽ giúp cho việc đọc thư được thuận tiện.

Để thêm nút này, nhấn vào biểu tượng bánh răng và vào phần Settings > tab Gmail Labs. Kéo xuống dưới phần Mark as Read và kích hoạt nó > nhấn Save.

Bây giờ, bạn đã có thể đánh dấu email đã đọc theo từng lốc chỉ với 1 nút phía trên cùng của giao diện Inbox, thay vì nhấp chuột stick chọn từng email một.

Củng cố các bức email

Danh sách email là một trong những nguyên nhân gây ra sự lộn xộn trong Gmail của bạn. Dĩ nhiên cũng có vài tiêu đề hay chương trình khuyến mãi quảng cáo làm bạn chú ý, nhưng không phải toàn bộ. Nếu bạn liên tục nhận được email và nghĩ “ nó là gì nữa đây?” thì có khi bạn phải mất hàng giờ để kiểm tra email.

Với Unroll.me, sau khi đăng kí bạn có thể loại bỏ các mục đăng kí mà bạn không muốn và nhận được phần còn lại chỉ trong 1 email thông báo hàng ngày được gọi là "The Rollup".

Gửi và lưu trữ

Chuyển tin nhắn trực tiếp đến các mục lưu trữ sau khi phản hồi thư.

Nếu bạn đang phản hồi một email mà bạn không cần phải tìm kiếm trong inbox của bạn, sau đó  Gửi và Lưu Trữ cho những người bạn. Hãy nhấn vào biểu tượng bánh răng và đến menu Settings. Trên tab General, kéo xuống mục Send and Archive và kích hoạt tính năng.

Đừng quên nhấn nút Save (lưu) ở cuối màn hình. Khi một email đã được phản hồi và lưu trữ, nó sẽ xuất hiện trên đầu Inbox.

Vô hiệu hóa việc tạo các biểu tượng cảm xúc

Theo mặc định, Gmai sẽ thêm một địa chỉ liên lạc vào từ bất kỳ email nào bạn nhận được. Nếu bạn đang dùng các dịch vụ có liên quan đến các trang web bán hàng trực tuyến như eBay, Craigslist, điều này có thể biến danh sách liên hệ của bạn thành một mớ hỗn độn khá nhanh chóng. Để vô hiệu hóa việc tạo ra các biểu tượng cảm xúc, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải > chọn Settings. Cuộn chuột xuống tab General đến mục Create contacts for auto-complete, sau đó đánh dấu biểu tượng bong bóng kế tiếp I'll add contacts myself.

Trộn địa chỉ liên hệ

 Hiện tại bạn đã loại bỏ khả năng Gamil tự thêm các địa chỉ liên hệ mới, đây cũng là lúc sắp xếp lại các địa chỉ hiện tại. Gmail cho phép bạn thêm nhiều địa chỉ và số điện thoại liên lạc cho mỗi mục. Để làm sạch danh sách hiện tại, hãy nhấp vào Gmail ở góc bên trái và chọn Contacts. Giao diện Contacts Manager UI mới sẽ tải về. Tiếp theo, nhấn tùy chọn Find duplicates bên menu tay phải. Bạn có thể xem lại trước khi hoàn tất quá trình này.

Xóa file đính kèm cũ

Không gian lưu trữ Gmail được liên kết với tài khoản lưu trữ đám mây Google Drive của người dùng. Với mục đích, người dùng có thể làm sạch một số các tập tin đính kèm mà bạn nhận được theo thời gian. Nhấp vào mũi tên nhỏ trong hộp tìm kiếm trên cùng Gmail. Bạn sẽ thấy hộp tìm kiếm bộ lọc. Kiểm tra các hộp bên cạnh "Has attachment"(Có tệp đính kèm) sau đó điền vào giới hạn kích thước, chẳng hạn như 25MB theo giới hạn thông thường. Mặc dù 25 MB không phải là một tập tin quá lớn nhưng nó đủ không gian cho bạn lưu trữ vài hình ảnh chi tiết.

Chúc bạn thực hiện dọn dẹp Gmail thành công và làm việc ngày càng hiệu quả!

Xuân Dung

Vui lòng trích dẫn nguồn Kaspersky Care khi sao chép bài viết