Khai thác 10 tính năng hữu ích của Google Docs (phần 1)

Bài viết hướng dẫn bạn thủ thuật tận dụng và khai thác 10 tính năng hữu ích của Google Docs – một công cụ khá quyền lực cho những ai thường xuyên làm việc trên mạng.

1. Gõ văn bản bằng giọng nói thay vì gõ phím

Để tiết kiệm kha khá thời gian, bạn nên dùng tính năng ghi bằng giọng nói thay vì phải lọc cọc gõ phím như trước. Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện như sau: Từ trên đầu của văn bản Google Docs, đến mục Tools > Voice typing. Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị với biểu tượng microphone lớn bật ra trên góc phải trình duyệt Chrome, bạn chỉ cần nhấn vào đó và ra lệnh bằng giọng nói (phát âm những gì cần hiển thị trên văn bản). Tính năng gõ văn bản qua giọng nói chỉ sử dụng được trên trình duyệt Chrome.

Mặc dù sẽ có một số phát sinh nhỏ trong quá trình sử dụng, nhưng tính năng này khá hữu ích để bạn dùng thử.

2. Xóa định dạng

Khi bạn dán một khối văn bản vào Google Docs, phông chữ và kích cỡ của văn bản sẽ hiển thị nguyên trạng từ nơi copy lên văn bản của bạn. Để nó hiển thị theo định dạng bạn muốn, hãy bôi đen văn bản đó và làm ba bước:

Bước 1: Nhấn chuột phải vào đoạn văn bản bôi đen và chọn Clear formatting.

Bước 2: Đến mục Format > Clear formatting.

Bước 3: Nhấn vào Normal text từ menu xổ xuống bên dưới tùy chọn Format and Tools là xong.

3. Thêm phông chữ

Từ menu phông chữ xổ xuống trên đầu văn bản Google Docs của bạn, hãy chọn More fonts để thêm phông chữ vào menu. Có hàng trăm phông mà bạn có thể lựa chọn từ:

Để có thể chọn ra phông chữ tốt nhất và cảm nhận sự khác biệt của từng phông chữ, bạn hãy vào Google Fonts để xem thử hiển thị của từng phông chữ, chỉ cần nhấn vào từng mẫu câu và chọn đổi nó. Khi đã tìm được phông chữ mình thích, chỉ cần tìm nó bằng cách nhập tên vào menu xổ xuống trong Google Docs và thêm nó vào danh sách phông chữ của bạn.

4. Chế độ gợi ý

Dừng, cộng tác, lắng nghe: Khi bạn làm việc trên một tài liệu chia sẻ, bạn cần chỉnh chế độ sao cho Google Docs dễ theo dõi như trên Microsoft Word. Để hiển thị những chỉnh sửa của bạn và cho phép hay loại trừ các cộng tác viên khác, hãy chọn nút hình bút chì trên góc phải trên cùng của văn bản và nhấn Suggesting.

Giờ đây, khi bạn chỉnh sửa các tài liệu, nó sẽ hiển thị sự thay đổi qua các mã màu kèm một nhận xét bên cạnh. Với mỗi bình luận, nhận xuát đó có nút Chấp nhận (Accept) hoặc Reject (Từ chối) để bạn xem xét.

5. Lưu ý ai đó bằng cách tag họ vào nhận xét

Nếu bạn muốn ai đó phải lưu ý hơn vào những nhận xét, bình luận của bạn thêm vào, bạn chỉ cần đánh dấu họ vào nhận xét đó. Khi viết nhận xét (comment), hãy nhập kí tự @ hoặc dấu + rồi chọn tên người bạn muốn đánh dấu (tag) vào. Người đó sẽ nhận được email thông báo về việc này.

Trên đây là 5 trong 10 cách khai thác tính năng của Google Docs. Công cụ này vẫn còn những điểm tuyệt vời khác mà bạn có thể theo dõi trong phần 2 TẠI ĐÂY.

Xuân Dung