Phần 2: Khai thác 10 tính năng hữu ích của Google Docs

Phần 2: Bài viết hướng dẫn bạn thủ thuật tận dụng và khai thác 10 tính năng hữu ích của Google Docs – một công cụ khá quyền lực cho những ai thường xuyên làm việc trên mạng.

6. Đánh dấu trang nhiều hơn, cuộn chuột ít hơn

Đối với những tài liệu dài, thêm dấu trang đồng nghĩa với việc bạn sẽ đỡ phải cuộn chuột hơn. Hãy đến mục Insert > Bookmark để thêm dấu trang vào tài liệu của bạn. Một biểu tượng nhỏ màu xanh sẽ được thêm vào bên cạnh trái của tài liệu đó.

Bạn có thể tạo một liên kết đến trang đánh dấu, điều này sẽ rất có ích cho những tài liệu dài vì người dùng có thể dễ dàng tìm thấy nội dung mình cần trong cả mớ tài liệu. Nhấn chuột phải vào trên đầu trang tài liệu để mở ra link bookmark và nhấn vào phần Link. Thay vì thêm URL, hãy chọn một trong các bookmark từ menu xổ xuống bên dưới, nhập đường link text và nhấn Apply.

Bạn không cần phải sử dụng các đường link bookmark nếu cảm thấy không thích. Cách khác là để nhảy vào dấu trang tiếp theo, giữ phím Control, mũi tên và nhấn N, B; hoặc P, B để di chuyển qua lại trước và sau.

7. Chế độ ngoại tuyến không kết nối internet

Không cần phải kết nối mạng để sử dụng Google Docs, mặc dù vậy, bạn vẫn cần có internet khi thực hiện các cài đặt trên Chrome.

Từ màn hình chính của Google Drive, hãy nhấn vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và bấm Settings (Cài đặt).

Kiểm tra hộp trong mục Offline phần "Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline" (các tập tin đồng bộ hóa Google Docs, Sheets, Slides và Vẽ vào máy tính để có thể chỉnh sửa ngoại tuyến).

Khi chế độ Offline mode được bật, bạn sẽ có thể xem và chỉnh sửa các loại tài liệu kể trên ngay cả khi không có kết nối internet và khi có mạng chúng sẽ tự động đồng bộ hóa sau đó.

8. Cuộn chuột để thao tác thay thế

Vào Tools >  Preferences và bạn sẽ nhìn thấy một list các thay thế tự động mà Google đã tạo sẵn. Hầu hết các thay thế trong danh sách này là các phân số, biểu tượng và các kí tự hình mũi tên. Bạn có thể thêm những cái của riêng bạn, những thay thế mặc định sẽ dựa trên các vốn từ có sẵn.

9. Nhấn chuột phải để tìm kiếm

Để tìm kiếm các định nghĩa từ ngữ nhanh nhất, hãy nhấn chuột phải vào từ đó và chọn Define. Một bảng nhỏ sẽ xuất hiện bên phải văn bản với định nghĩa của từ đó, cùng với các từ đồng nghĩa mà bạn không cần phải thoát Google Docs để tìm kiếm.

Tương tự, nhấn chuột phải một từ và chọn tìm kiếm để thực hiện tìm nhanh trên Google ở bảng điều khiển. Bất kì đường link nào bạn nhấp vào cũng sẽ mở ra một tab mới, bạn có thể kéo hình ảnh mục tiêu từ bên phải từ bản kết quả tìm kiếm trực tiếp vào tài liệu của bạn.

10. Thay đổi lịch sử

Sẽ có đôi khi bạn muốn quay trở lại phiên bản trước của Google Docs, bạn có thể vào bằng cách đến mục File > See revision history. Từ góc phải của bạn điều khiển, bạn sẽ nhìn thấy một danh sách thời gian thực hiện với văn bản. Chọn một và nhấp vào Khôi Phục phiên bản Restore this revision để mở.

Bạn luôn có thể quay trở lại thay đổi lịch và chọn phiên bản gần nhất để chỉnh sửa. Tuy nhiên, không có cách nào xóa lịch sử thay đổi của phiên bản, việc chọn một phiên bản cũ hơn chỉ là di chuyển nó lên trên đầu của danh sách lịch sử.

Chúc bạn thực hiện thành công và khai thác tối đa các tính năng của Google Docs!

Xuân Dung